Bagaimana Delegasi Pekerjaan Yang Efektif?

Salah satu kemampuan pemimpin yang harus dimiliki adalah kemampuan delegasi kepada anggota tim lainnya. Sehebat dan sepintar apapun pemimpin, ia tidak bisa bekerja sendirian. Justru sebaliknya, dengan kerja sama tim yang efektif pekerjaan dapat mencapai hasil yang maksimal.

Alanda Kariza, Principal Advislab

Menurut Alanda Kariza, Principal Advislab, delegasi diperlukan untuk memastikan adanya proses berbagi dan belajar antar anggota tim. Selain itu, delegasi juga penting dilakukan untuk memastikan distribusi kerja yang merata dan efektif. “Tentunya hal ini harus dibarengi dengan sistem, proses, dan juga guardrail yang mumpuni, agar tidak ada anggota tim yang terbebani pekerjaan secara tidak proporsional”, tambahnya. 

Pemimpin pastinya memiliki tanggungjawab yang besar dan tugas yang banyak. Sebagian di antaranya tentu tidak bisa diwakilkan oleh orang lain. Oleh karena itu, untuk tugas-tugas yang dapat didelegasikan ke orang lain, sebaiknya didelegasikan agar aktivitas tidak menumpuk di “piring” pemimpin. Ini juga bisa dijadikan kesempatan agar proses mentoring terlaksana sehingga anggota tim bisa belajar. Dengan begini, justru pemimpin mendapat perspektif berbeda dan lebih kaya terkait tugas yang sedang dikerjakan.

Alanda sendiri menerapkan delegasi kepada anggota tim dengan menyesuaikan tugas dengan ketertarikan dan kapabilitas masing-masing anggota tim. Ia pun menjelaskan alasannya, “Biasanya orang lebih semangat mengerjakan sesuatu yang sesuai ketertarikan dan kapabilitasnya atau jika ada bidang yang hendak dieksplor. Di samping itu, saya juga biasanya menanyakan ketersediaan waktu tim sebelum memberi pekerjaan, menanyakan apa berminat dan punya waktu dan energi (fisik dan mental) atau tidak, memberi panduan tetapi membebaskan mereka berkreasi, lalu menyepakati satu tenggat waktu bersama.”

Gunawan Aldy, COO Landx dan Andika Sutoro Putra, CEO Landx

Tidak hanya Alanda yang mempertimbangkan pentingnya delegasi, Gunawan Aldy, COO Landx, dan Andika Sutoro Putra, CEO Landx, juga memahami delegasi sebagai hal yang diperlukan karena sebagai pemimpin tidak seharusnya ia mengerjakan segala sesuatu sendiri. Jika tidak ada delegasi, produktivitas organisasi tentu akan terhambat. Terlebih lagi, delegasi sebenarnya dapat memotivasi tim, memberikan isyarat bagi anggota tim bahwa mereka dapat dipercaya, dan membangun kemampuan anggota tim secara profesional. 

Pemimpin pun perlu mengasah kemampuannya dalam melakukan delegasi sebab delegasi dapat menjadi kesempatan untuk mengajarkan pemimpin-pemimpin baru untuk masa depan organisasi.

Sementara itu, jika dilihat dari sisi anggota tim, delegasi dapat mendorong mereka untuk mempelajari kemampuan dan pengalaman baru apabila mendapat tugas yang unik. Jika dilihat dari kedua sisi, pemimpin dan anggota, delegasi menjadi penting untuk membangun kepercayaan di antara keduanya. 

Baik Gunawan dan Andika menjelaskan langkah-langkah melakukan delegasi yang efektif. Pertama adalah dengan menentukan tugas-tugas apa saja yang akan dibagikan. Sekalipun tugas yang didelegasikan adalah tugas-tugas kecil dan mudah dilakukan, tetapi tugas-tugas tersebut dapat cukup menyita waktu. Misalnya, mengatur waktu rapat, membeli tiket pesawat, menyetir, dan sebagainya. Selain tugas-tugas kecil yang menyita waktu, terdapat pula jenis-jenis tugas lain yang dapat didelegasikan yaitu tugas yang penyelesaiannya harus mendapat pengajaran dari pemimpin, tugas yang sebenarnya bukan keahlian pemimpin, dan tugas yang butuh diselesaikan segera. 

Langkah kedua adalah memilih orang yang tepat untuk diberikan tugas, sesuaikan kemampuan dan perilaku agar tugas dapat diselesaikan dengan baik. Ketiga, jelaskan secara rinci apa hasil yang ingin dicapai dari tugas tersebut sehingga anggota tim yang mendapatkan tugas dapat berusaha mencapainya dengan cara kreatif sendiri. Terakhir, lakukan check-in atau monitor secara berkala untuk mengetahui kemajuan tugas tersebut, dan berikan masukan apabila ada yang perlu diperbaiki.

Setelah melakukan langkah-langkah tersebut, Gunawan dan Andika juga tidak lupa mengucapkan terima kasih atas hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Ini jadi penutup yang krusial karena menjadi penghargaan bagi anggota yang mengerjakan dan menunjukkan bagaimana kepercayaan dibangun antara pemimpin dan anggotanya.

—

Melalui segmen What Would Leaders Do, Geometry mengeksplorasi pemikiran strategis para pemimpin industri terkait suatu isu di dunia bisnis kreatif. Temukan ide serta inspirasi di balik pemikiran para industry expert lainnya di sini